Viele kleine Unternehmen starten mit Excel oder Google Sheets für ihre Kundenverwaltung. Das funktioniert — bis es nicht mehr funktioniert. Aber wann genau ist der Punkt erreicht?
Excel funktioniert gut, wenn:
- Sie weniger als 50 Kontakte haben
- Eine Person allein alle Kunden betreut
- Sie keine Anfragen nachverfolgen müssen
- Sie keine Rechnungen aus dem System erstellen
Ein CRM wird nötig, wenn:
- Mehrere Mitarbeiter auf dieselben Kundendaten zugreifen
- Sie nicht mehr wissen, wer welchem Kunden zuletzt geschrieben hat
- Anfragen untergehen, weil sie in E-Mails verschwinden
- Sie keine Auswertungen machen können (welcher Kanal bringt Kunden?)
- Sie Angebote und Rechnungen manuell in Word erstellen
Was ein CRM besser kann als Excel
Automatische Zuordnung
Wenn ein Kunde über Ihre Website anfrägt, landet die Anfrage automatisch beim richtigen Mitarbeiter — mit allen bisherigen Kontaktdaten.
Aktivitätsverlauf
Jeder Anruf, jede E-Mail, jede Notiz wird chronologisch gespeichert. Wenn ein Kollege den Kunden übernimmt, hat er den vollen Kontext.
Automatisierungen
Erinnerungen für Follow-ups, automatische E-Mails nach Anfragen, Rechnungserstellung aus Aufträgen — das spart Stunden pro Woche.
Der Umstieg muss nicht kompliziert sein
Bei Kontira importieren wir Ihre bestehenden Excel-Daten. Sie arbeiten am ersten Tag mit Ihren echten Kunden im neuen System — kein monatelanges Setup.